Vous venez d’ouvrir un compte icastGo et êtes l'organisateur de votre organisation?
Voici quelques bonnes pratiques à suivre lors de la préparation de votre webdiffusion :
Connectez-vous une heure avant votre événement.
Nous vous recommandons vivement, ainsi qu'à vos conférenciers, de vous connecter une heure avant le début de votre événement. Bien que vous n'ayez probablement pas besoin de toute cette heure pour échanger avec vos conférenciers, cette marge de temps supplémentaire vous permettra d'anticiper et de résoudre d'éventuels problèmes techniques. Chaque conférencier pourra ensuite retourner à ses activités avant le début de la conférence, en ayant l'assurance que tout fonctionne correctement.
Il est important de comprendre que si vous identifiez un problème une heure avant votre événement, nous serons en mesure de vous fournir une assistance adéquate, disposant ainsi du temps nécessaire pour explorer différentes solutions. En revanche, si un problème est identifié seulement 15 minutes avant le début de votre événement, il est probable que nous ne disposions pas du temps nécessaire pour le résoudre de manière efficace.
Introduisez la plateforme aux conférenciers
Accordez-vous le temps nécessaire pour familiariser les conférenciers avec la plateforme avant de débuter un événement en direct. Plus ils maîtrisent et se sentent à l'aise avec la plateforme, moins de problèmes risquent de survenir pendant votre événement.
Engagez-vous dans plusieurs répétitions avec les conférenciers. Ces séances de répétition sont pratiquement sans coût et constituent la clé du succès de vos événements.
Rétablissez une mauvaise connexion
En cas de mauvaise connexion pour vous ou l'un de vos conférenciers, suivez ces étapes:
- Fermez les autres applications. Il se peut qu'une autre application utilise la bande passante internet, entraînant ainsi des problèmes de connexion.
- Rafraîchissez votre page. C'est simple, mais ça règle souvent le problème.
- Connectez-vous avec un internet filaire. le Wi-Fi est pratique, mais rarement aussi stable qu'une bonne connection filaire.
- Si les problèmes persistent, passez en mode téléphone. Nous comprenons que c'est plus agréable de voir le conférencier, mais le plus important est que les participants puissent bien entendre ses propos.
Identifiez une personne-relai
Préparez-vous quelqu'un de prêt à prendre le relais. Si jamais un de vos conférencier perd sa connection pour quelque raison que ce soit, restez calme et continuez la présentation. Votre professionnalisme dans de telles situations sera remarqué par les participants.
Devancez les difficultés de vos conférenciers
Lors de vos répétitions, si vous constatez que l'un de vos conférenciers éprouve des difficultés techniques, faites de votre mieux pour faciliter sa tâche en réduisant ses responsabilités. En cas de problèmes graves, assurez-vous que le conférencier ait accès à une assistance en personne, que ce soit un professionnel des technologies de l'information dans vos locaux ou un technicien chez lui.
Simplifiez vos webdiffusion
Lors de vos premiers événements, limitez l'utilisation des fonctions avancées de la plateforme, telles que la votation et les vidéos. Maîtrisez d'abord les fonctionnalités de base. Une fois à l'aise, introduisez progressivement les fonctionnalités plus avancées.
Téléversez vos diapositives à l'avance
Il est possible que vos diapositives rencontrent des problèmes lors de la conversion lors du téléchargement sur la plateforme. Afin d'éviter tout inconvénient, nous vous recommandons de les télécharger quelques heures avant votre événement. Cela vous permettra d'avoir suffisamment de temps pour apporter des modifications en cas de problème avec les diapositives.
Connaissez les différents rôles
Les trois rôles de la plateforme - organisateur, conférencier et participants - bénéficient de différentes options et interfaces. Prenez le temps de vous familiariser avec chaque rôle, ainsi qu'avec les fonctionnalités spécifiques dont ils disposent.
Limitez les connexions à la salle de contrôle
Notre plateforme est conçue pour optimiser la qualité d'image, ce qui signifie qu'ajouter chaque personne nécessite davantage de bande passante. Cela peut poser des problèmes pour les conférenciers disposant d'une connexion Internet moins stable.
Redirigez les questions techniques
En cas de questions techniques, gardez votre calme. Il est probable que le problème réside du côté du participant. Transmettez-nous simplement la question, et nous prendrons contact avec le participant pour résoudre son problème.
Réagissez si un conférencier ne partage pas de vidéo
Si l'un de vos conférenciers ne peut ou ne veut pas activer sa caméra, optez pour le partage d'écran afin que les participants voient quelque chose d'autre que du noir sur leur écran. Cela évite qu'ils interprètent l'absence d'activité comme un problème technique.
Organisez des événements de manière régulière
Il est crucial de maintenir une familiarité constante avec la plateforme en organisant fréquemment des événements. Si nécessaire, organisez des événements simulés. En espaçant trop vos événements, vous risquez de rencontrer des difficultés récurrentes, compromettant ainsi votre expérience qui pourrait devenir moins agréable.